Błędy w imporcie z Chin – Jak uniknąć najdroższych?

Najczęstsze Błędy w Imporcie z Chin: Jak ich uniknąć i chronić swój biznes?

Importowanie towarów z Chin to dla wielu korporacji i dużych firm to oczywista część biznesu. W ostatnich latach polskie przedsiębiorstwa, zwłaszcza MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa) również liczą to jako kluczowy element strategii biznesowej. Choć otwiera drzwi do szerokiej gamy produktów i konkurencyjnych cen, proces ten jest pełen pułapek. Nawet doświadczeni menedżerowie łańcucha dostaw popełniają błędy w imporcie, które prowadzą do opóźnień, dodatkowych kosztów, a w skrajnych przypadkach – do strat finansowych i problemów prawnych.

Ten profesjonalny przewodnik ma na celu zidentyfikowanie i szczegółowe omówienie najczęstszych potknięć. Zrozumienie ich pomoże Ci zabezpieczyć swoją działalność, zapewnić płynność dostaw i przekształcić import z ryzyka w solidny filar Twojego sukcesu.

Błąd 1: Niedocenianie weryfikacji dostawcy

Jednym z najpoważniejszych błędów w imporcie jest zaufanie do dostawcy wyłącznie na podstawie jego niskiej ceny lub ładnej strony internetowej. W Chinach, gdzie skala produkcji jest ogromna, odróżnienie rzetelnego producenta od zwykłego pośrednika (trader) lub, co gorsza, od nieuczciwego dostawcy jest kluczowe. Brak dogłębnej weryfikacji może prowadzić do otrzymania towaru o rażąco niskiej jakości, innej specyfikacji niż zamawiana, a nawet do utraty zaliczki.

Kroki do uniknięcia tego błędu:

• Audyt Fabryki (Factory Audit): Zleć niezależnej firmie sprawdzenie fizycznej siedziby fabryki, jej zdolności produkcyjnych i certyfikatów.
• Weryfikacja Licencji Biznesowej: Sprawdź chińską licencję biznesową, aby upewnić się, że dostawca jest uprawniony do eksportu i że jego nazwa na licencji pasuje do nazwy konta bankowego.
• Zapytaj o referencje: Poproś o kontakt do innych zagranicznych klientów, najlepiej z Europy.

Dla przedsiębiorców e-commerce, jakość produktu jest bezpośrednio powiązana z recenzjami klientów, więc nieuczciwy dostawca może zrujnować Twoją reputację.

Błąd 2: Używanie Niedokładnej Umowy Zakupu (Purchase Order)

Wielu importerów polega na ogólnikowych umowach lub standardowych formularzach zamówień. To ogromny błąd w imporcie. Chińskie prawo i kultura biznesowa wymagają, aby specyfikacja była precyzyjna i nie pozostawiała miejsca na interpretację. Niedokładna umowa jest najczęstszą przyczyną sporów o jakość towaru i jego zgodność z europejskimi standardami.

Elementy precyzyjnej umowy:

1. Szczegółowa Specyfikacja Produktu: Obejmująca materiały, wymiary (z tolerancją), kolor (wg. numeru Pantone), wagę i pakowanie. Dodaj zdjęcia i schematy.
2. Warunki Kontroli Jakości (QC): Określ standard AQL (Acceptance Quality Limit) i kto poniesie koszty ponownej kontroli, jeśli pierwsza nie zostanie zaliczona.
3. Warunki Płatności: Zazwyczaj 30% zaliczki i 70% po inspekcji i przed wysyłką. Nigdy nie płać 100% z góry.
4. Kary za Opóźnienia: Ustal sankcje w przypadku opóźnienia produkcji poza ustalony termin.

Niedokładna umowa staje się bezwartościowa, gdy pojawiają się problemy, dlatego inwestycja w jej sporządzenie jest niezbędna.

Błąd 3: Ignorowanie Wymogów Prawnych i Zła Dokumentacja

Rynek Unii Europejskiej ma bardzo rygorystyczne wymagania dotyczące bezpieczeństwa i środowiska. Zła dokumentacja i niezgodność z tymi przepisami to jedne z najdroższych błędów w imporcie. Produkt, który nie spełnia wymogów UE, może zostać zatrzymany przez polski Urząd Celny lub inne służby kontrolne, co oznacza brak możliwości wprowadzenia go do obrotu.

Źródła problemów z dokumentacją:

• Brak lub Fałszywe Certyfikaty CE: W przypadku wielu produktów (np. zabawki, maszyny, elektronika) wymagany jest znak CE i Deklaracja Zgodności. Upewnij się, że są one wystawione przez akredytowane jednostki.
• Brak Etykietowania i Oznaczeń: Produkty muszą być odpowiednio oznaczone (np. instrukcja w języku polskim, nazwa importera, ostrzeżenia).
• Nieprawidłowy Kod HS: Błędne przypisanie kodu HS prowadzi do naliczenia niewłaściwej stawki celnej. To może skutkować domiarem celnym po kontroli.

Zła dokumentacja to bezpośredni wyrok dla Twojej przesyłki na granicy.

Błąd 4: Wybór niewłaściwej reguły Incoterms

Wielu importerów, w celu obniżenia kosztów, wybiera regułę EXW (Ex Works) lub FOB (Free On Board) bez pełnego zrozumienia odpowiedzialności. Wybierając EXW, przejmujesz pełną odpowiedzialność za transport i odprawę celną już z fabryki w Chinach, co jest ryzykowne dla niedoświadczonych właścicieli MŚP.

Kluczowe Incoterms dla Importera:

• FOB (Free On Board): Dostawca jest odpowiedzialny za dostarczenie towaru do portu w Chinach i załadunek na statek. To jest złoty środek dla większości doświadczonych importerów.
• DDP (Delivered Duty Paid): Dostawca zajmuje się wszystkim aż do Twojego magazynu w Polsce (łącznie z cłem i VAT). Jest to najwygodniejsze ale i jedno z najniebezpieczniejszych rozwiązań.

Właściwy wybór Incoterms pozwala jasno określić, w którym momencie ryzyko i koszty przechodzą z dostawcy na importera.

Błąd 5: Oszczędność na Kontroli Jakości (QC)

Brak inspekcji towaru przed wysyłką to klasyczny, powtarzający się błąd w imporcie. Decyzja o zaoszczędzeniu 300-500 USD na inspekcji może kosztować Cię tysiące, gdy otrzymasz kontener pełen wadliwego towaru.

Rzeczywista wartość inspekcji:

• Zapewnienie Zgodności: Inspektorzy sprawdzają, czy produkt jest zgodny ze specyfikacją oraz czy ilości się zgadzają.
• Wykrycie Wad: Średnio inspekcje wykrywają wady u średnio 1-10% kontrolowanego towaru. Jeśli to 1000 sztuk wadliwego towaru, straty są ogromne.
• Wpływ na Dostawcę: Świadomość, że towar zostanie sprawdzony przez niezależnego eksperta, motywuje fabrykę do utrzymania wysokiej jakości produkcji.
• Kontrola przed wysyłką z Chin: Jednym z najlepszych zabezpieczeń jest sprawdzenie towaru przed wysyłką z Chin. Jeśli problemy zostaną odkryte można jeszcze zareagować póki towar jest jeszcze w Chinach.

Menedżerowie łańcucha dostaw wiedzą, że kontrola jakości jest inwestycją, a nie kosztem.

Błąd 6: Nieplanowanie Długich Terminów Realizacji

Wielu przedsiębiorców ma tendencję do niepoprawnego szacowania czasu dostawy. Należy pamiętać, że Lead Time to nie tylko 30 dni produkcji ale również 50 dni transportu morskiego.

Realny czas importu (szacunkowo):

• Produkcja: 14–45 dni (zależy od produktu).
• Inspekcja i Formalności: 5–10 dni.
• Transport Morski: 40-50 dni do portu w Gdyni/Hamburgu.
• Odprawa Celna i Transport Krajowy: 5–10 dni.

Całkowity cykl produkcji, transportu i dostawy średnio trawa około 80–90 dni. Należy doliczyć średnio około 3-4 tygodnie na nieoczekiwane opóźnienia. Brak bufora czasowego prowadzi do braku zapasów (out-of-stock), co jest krytyczne dla sprzedaży i biznesu.

Podsumowanie: Jak wyeliminować błędy w imporcie

Unikanie błędów w imporcie z Chin sprowadza się do czterech kluczowych filarów: Wyszukanie dobrego partnera, Precyzja w komunikacji, Weryfikacja towaru przed wysyłką i Zgodność Prawna. Zawsze inwestuj czas w dokładne sprawdzenie dostawców (i upewnienie się, że jest on sprawdzony), sporządzenie szczegółowej umowy i dopilnowanie, aby cała dokumentacja techniczna była zgodna z prawem UE, następnie inspekcja towaru przed wysyłką.

Jeśli będziesz działać profesjonalnie i metodycznie, potencjalne błędy w imporcie bardzo się zmniejszą, a staną się jedynie drobnymi wyzwaniami w Twojej międzynarodowej ekspansji.

Jeśli szukasz zewnętrznego działu importu, który zajmie się importem kompleksowo od A do Z, skontaktuj się z nami

Zacznij importować mądrzej już dziś.

PONTE SG PTE. LTD

Address: 51 GOLDHILL ​​​​​​​​​​​​PLAZA No.07-10/11 Singapore
Infoline: +48 732 084 464
Email: kontakt@pontesg.pl
Linkedin:    Ponte SG
Facebook:    Ponte SG